Всё, что нужно знать об изменениях в законе о персональных данных

1 июля 2017 года вступают в силу изменения в законе о персональных данных. В связи с этим мы решили напомнить, как не нарушить закон при регистрации клиентов в программе лояльности или в ходе маркетинговых активностей.

В новой статье рассказываем, что нужно знать об обработке персональных данных и их защите, чтобы не встречаться с Роскомнадзором.

152-ФЗ «О персональных данных» действует в России с 2006 года. Это правила, по которым компании должны работать с личной информацией своих клиентов и сотрудников.

Требования к обработке и защите персональных данных ежегодно ужесточаются на мировом уровне. 1 июля 2017 года изменения произошли и в России. Штрафы для компаний в отдельных случаях увеличились с 10 до 75 тысяч рублей, а федеральным органам стало проще наказывать нарушителей. Компания допустила ошибку при работе с личной информацией своих клиентов? Роскомнадзор сможет без помощи прокуратуры составить протокол о нарушении и передать его в суд, который определит наказание.

Рассказываем, как обрабатывать персональные данные и уберечь себя от штрафов.

Любая компания, которая собирает личную информацию клиентов, становится оператором персональных данных. Закон дает следующее определение:

Оператор — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

Бизнес собирает персональные данные ежедневно. Компании регистрируют новых участников в программе лояльности, запускают рекламные или новостные имейл-рассылки, удаляют номера телефонов из базы и общаются с клиентами по телефону.

Но нельзя просто взять и собрать персональные данные. Их получение уже является обработкой наравне с хранением, передачей и даже удалением информации о человеке. Это подробно прописано в законе.

Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых […] с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение. […]

Таким образом, когда вы собираете личную информацию о клиентах в точках продаж или в интернете (на сайте, в интернет-магазине, в корпоративном блоге), вы попадаете под действие закона «О персональных данных».

В большинстве случаев компания может получить от клиента согласие на обработку персональных данных в любой форме, которая подтверждает, что оно действительно было получено. Например, в форме письменной анкеты, в виде письма на электронную почту или в виде кнопки-подтверждения в форме для подписки.

Правила получения некоторой личной информации — расовой и национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных и философских убеждений, состояния здоровья и интимной жизни, биометрических данных — заметно строже. В частности, согласие на обработку этой информации по закону должно содержать паспортные данные и быть подписано клиентом. Будьте внимательны!

Пример:

Нажимая на кнопку, вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных.

Роскомнадзор интересуется компаниями, которые скрывают цель получения информации или указывают мотивы, которые не соответствуют действительности.

Расскажите клиентам, для чего вы собираете их личную информацию. Цели могут быть разные: регистрация в программе лояльности, уточнение деталей заказа, розыгрыш призов и подарков, подписка на новостную рассылку.

Клиент должен понимать, как вы будете с ним взаимодействовать. Лучший способ потерять тёплый контакт и попасть в список потенциальных нарушителей закона — пообещать присылать каждый месяц обзор новых функций продукта, а вместо этого ежедневно отправлять на ящик клиента продающие спам-письма.

Пример:

— Введите свой имейл. Мы пришлём вам письмо, когда в блоге выйдет новая статья.

— Оставьте свой контактный телефон, чтобы мы могли позвонить вам и уточнить детали заказа.

Когда речь идет о личной информации клиентов, больше не значит лучше. Собирайте только те данные, которые соответствуют вашей цели. Если нет формальной необходимости, то лучше не просить клиента указать дату рождения для подписки на новостную имейл-рассылку или паспортные данные при регистрации в программе лояльности. Эта информация вам не понадобится.

Собираете лишнее? Будьте готовы к проверке. Роскомнадзор обратит на вас внимание, если мотивы сбора определенной информации нельзя объяснить.

Пример:

Для регистрации в программе лояльности укажите телефон, имейл и дату рождения. Вы первым узнаете о поступлении новой коллекции и получите дополнительные баллы на скидочную карту в день рождения.

Компании, которые работают с личной информацией, должны иметь соответствующие документы: публичную оферту и политику о порядке обработки персональных данных. Без публичной оферты можно обойтись, только если компания работает с клиентами по правильно составленному договору или получила согласия от клиентов на обработку их данных в другой форме.

Разместите документы в открытом доступе. Пропишите для клиентов порядок работы с их персональными данными в вашей компании: цели сбора, правила хранения и обработки, возможность передачи информации третьим лицам.

Отсутствие политики о порядке обработки персональных данных – одна из распространенных ошибок компаний. Угодить Роскомнадзору просто: распечатайте текст для точек продаж и дайте ссылку на электронных ресурсах.

Пример:

Выпуская карту лояльности в приложении «Кошелёк», вы соглашаетесь с нашей офертой.

Роскомнадзор предъявляет высокие требования к безопасности личной информации клиентов. Храните данные там, где их не смогут украсть, и передавайте их третьим лицам только с согласия клиента. Будет сложно восстановить подорванную репутацию и вернуть доверие клиентов и федеральных органов, если персональные данные попадут в руки спамеров или мошенников.

Пример:

Мы вышлем билет вам на почту. Оставьте, пожалуйста, свой email. Он нужен исключительно для связи с вами – мы не передаём персональные данные наших клиентов третьим лицам.

Под действие нового закона «О персональных данных» попадают все компании: и транснациональные корпорации, и маленькие магазины «по-соседству». Внесите небольшие поправки в свою работу и не бойтесь изменений в законодательстве!

Верифицировать данные ваших клиентов и наращивать базу лояльных покупателей можно в Кошельке. Заполните анкету и оцените пользу Кошелька для бизнеса: у нас вы сможете
запустить свою программу лояльности, рекламную кампанию или воспользоваться
финансовыми продуктами.